printvriendelijke versie (PDF Formaat)

A.V.MOLENLAND vzw

INTERN REGLEMENT

LEDEN
ART. 1 Lidmaatschappij bij a.v.molenland vzw verwerft men door in orde te zijn met zijn jaarlijkse ledenbijdrage. Om als sportief-actief te worden aanzien dient men tevens in het bezit te zijn van ofwel een vergunning van de K.B.A.B. met startnummer ofwel een jogvergunning.
ART. 2 Worden als ontslagnemend aanzien:
 De leden die persoonlijk schriftelijk hun ontslag indienen
 Degene die door de club zelf worden afgeschreven bij de bond. Het bestuur kan op eigen initiatief om gegronde redenen leden schrappen
 De leden die hun jaarlijks lidgeld niet betalen.
ART. 3 Het lidgeld wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld.
ART. 4 Leden die zich schuldig maken aan diefstal, dopinggebruik en sexuele intimidaties worden ambtshalve uit de vereniging gestoten. De vereniging zal in deze gevallen actief meewerken met de gerechtelijke overheden. Wij vragen onze leden en de ouders van onze minderjarige leden aan om onze gedragscode te lezen.
ART. 5 Alle leden waken over de goede naam van de vereniging.
ART. 6 Erelid wordt men na een lange, verdienstelijke inzet voor de vereniging. Het erelidmaatschap wordt door 2 leden van het bestuur voorgedragen, waarna het bestuur hierover in eer en geweten een gefundeerde beslissing neemt.

BESTUUR
ART. 7 Ieder bestuurslid kan agendapunten naar voor brengen. Deze dienen, liefst schriftelijk ten laatste voor aanvang van de vergadering gemeld worden.. Deze punten zullen bij de varia besproken worden.
ART. 8 Alle genomen beslissingen tijdens de bestuursvergadering gelden ook voor de al dan niet verontschuldigde afwezigen en dienen bijgevolg aanvaard te worden.
ART. 9 Wie ontslag wenst te nemen doet dit conform artikel 9 van de statuten
ART. 10 Bestuursleden die driemaal opeenvolgend afwezig zijn zonder enige verwittiging worden als ontslaggevend aanzien.
ART. 11 Omschrijving van de functies.
 De vereniging sluit zich aan bij alle functies en bevoegdheden zoals voorzien in de statuten en reglementen van de VAL en de KBAB. In de volgende paragrafen worden daarenboven de functies en bevoegdheden nader beschreven.
 De Voorzitter vertegenwoordigt de vereniging. Hij zit de bestuurs- en de algemene vergadering van de v.z.w. voor. Hij kan de taken delegeren, bij voorkeur aan de ondervoorzitter of aan iemand anders volgens de noodwendigheid. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
 De ondervoorzitter neemt de functie van voorzitter waar in opdracht of bij diens afwezigheid. Hij werkt nauw samen met de voorzitter.
 De secretaris is belast met de officiële administratie en de briefwisseling. Alle correspondentie wordt op de eerstvolgende bestuursvergadering voorgelegd. Dringende zaken worden echter door de raad van bestuur geregeld.
 De penningmeester staat in voor alle financiële verrichtingen. Hij is verantwoordelijk voor de ontvangsten en uitgaven en dient deze nauwlettend bij te houden in een register.
 De P.R. man onderhoudt goede contacten met andere clubs en instanties i.s.m. de andere bestuursleden. Hij legt contacten met sponsors en zorgt hierbij voor de financiële gezondmaking van de club.
 De verslaggever maakt verslag op van iedere vergadering en bezorgt deze aan de bestuursleden. Bij afwezigheid wordt bij aanvang van de vergadering een ander bestuurslid aangeduid.
 De materiaalmeester staat in voor het onderhoud van het materiaal en stelt het ter beschikking. Hij houdt een inventaris bij en meldt de noodzaak van aankoop van bepaalde zaken die nodig zijn op training of meetings.
 De clubafgevaardigde handelt uitsluitend overeenkomstig de voorschriften en ingenomen standpunten van het bestuur. Hij wordt aangeduid door het bestuur.
 Alle bestuursleden verzorgen en bewaken de goede naam van de vereniging.
 Alle bestuursleden kunnen bij bijzondere opdrachten betrokken worden, terwijl er te allen tijde werkgroepen kunnen gevormd worden.

DEELNAME AAN WEDSTRIJDEN
ART. 12 Deelname aan veldlopen , meetings, indoormeetings. en wegwedstrijden Een lijst met de voorziene crossen, meetings, indoormeetings en wegwedstrijden wordt tijdig bekend gemaakt. Deze wedstrijden zijn het onderwerp van clubverplaatsingen. Daarbuiten mag men vrij zijn wedstrijden kiezen en dit in samenspraak met de betrokken trainers. Onze jongste leden, de kangoeroes mogen niet aan atletiekmeetings deelnemen. Voor hen worden speciale meetings ingericht. Zij mogen wel deelnemen aan aangepaste veldlopen.
ART. 13 Clubverplaatsingen Bij de clubverplaatsingen garandeert de vereniging de aanwezigheid van voldoende trainers en zorgt ze voor de nodige logistieke ondersteuning, zoals afspreken voor
het vervoer, mee hebben werptuigen en polsstokken, plaatsen van een tent, enzovoort.
ART. 14 §1 Leden die deelnemen aan wedstrijden die, geen clubverplaatsingen zijn, dienen hun deelname aan deze wedstrijden te melden aan de secretaris (atleten) of aan de verantwoordelijke van de joggingclub (joggers). Indien de organisatoren geen website hebben, dient de atleet of jogger een uitslag te bezorgen aan de secretaris of jogverantwoordlijke. §2 Atleten die werptuigen nodig hebben om deel te nemen aan wedstrijden, buiten de clubverplaatsingen, kunnen dit enkel doen na afspraak met de materiaalmeester. Enkel de materiaalmeester is in deze bevoegd. Atleten die polsstokken nodig hebben voor hun wedstrijden vragen deze aan de verantwoordelijke van de polsstokbank. §3Aan atleten die niet beschikken over de juiste competenties, zullen er geen werptuigen of polsstokken uitgeleend worden. Onder de juiste competenties wordt verstaan dat de atleet kan aantonen, door gevolgde trainingen of deelname aan wedstrijden, dat hij het gekozen kampnummer voldoende onder de knie heeft om veilig met deze tuigen over weg te kunnen gaan. Indien er een clubtrainer op de meeting aanwezig is, zal hij beslissen of de atleet het tuig mag gebruiken.
ART. 15 Atleten, die deelnemen aan wedstrijden dienen de nu geldende clubkledij te dragen conform de VAL-reglementering. Om te kunnen deelnemen aan clubcriteria, zijn de atleten verplicht om tijdens deze wedstrijden de nu geldende kledij te dragen. Voor joggers die deelnemen aan wedstrijden is het aanbevolen om clubtruitjes te dragen. Joggers kunnen niet deelnemen aan de officiële clubcriteria, voor hen kan er binnen de joggingclub wel een apart criterium uitgewerkt worden
ART. 16 Alle gewonnen clubtrofeeën blijven eigendom van de club. Het bestuur bepaalt de standplaats en/of de eindbestemming.
ART. 17 Deelnemen aan eigen organisaties van onze vereniging zijn sterk aangeraden. De eigen wedstrijden worden in de eerste plaats georganiseerd om onze atleten de kans te geven deel te nemen aan wedstrijden. Atleten die geselecteerd worden voor interclub-wedstrijden moeten verplicht deelnemen aan deze wedstrijden. Enkel indien de atleet een grondige reden heeft, kan van deze regel afgeweken worden. De atleet dient zijn vraag om vrijgesteld te worden van de selectie te richten aan het bestuur, die dan een beslissing treft. De atleten worden aangemoedigd om deel te nemen aan de provinciale, Vlaamse, Belgische en Internationale kampioenschappen.

BELONINGEN
ART. 18 Atleten, vanaf cadet, kunnen door deel te nemen aan wedstrijden en kampioenschappen punten verdienen, die dan op het einde van het kalenderjaar leiden tot een financiële vergoeding. Het breken door atleten, vanaf cadet, van een club-, provincaal-, belgisch, europees of wereldrecord wordt door de club eveneens gehonoreerd. De grootte van de beloningen worden in een apart reglement opgenomen.
Een atleet die in het bezit is van een record, kan een verbetering van zijn eigen record maar één maal per seizoen gehonoreerd zien met een beloning.
ART. 19 Bij de jongste atleten, KAN, BEN, PUP en MIN is er geen financieel beloningssysteem voorzien. De atleetjes die actief zijn in wedstrijden worden echter in natura beloond op het einde van elk kalenderjaar. De prijs wordt uitgereikt tijdens het jaarfeest.
ART. 20 Atleten die in de periode oktober- december hun lidmaatschap niet vernieuwen, hebben geen recht op een financiële vergoeding voor het voorbije jaar. Op deze regel kan enkel door het bestuur, om gegronde redenen van afgeweken worden.

BOETEN
ART. 21 Indien een atleet door eigen schuld een boete krijgt voor zichzelf of voor zijn club, dan dient de atleet deze boete zelf te betalen.
ART. 22 Opzettelijke materiële schade berokkend door een lid tegenover de club, andere leden of tijdens een wedstrijd zal verhaald worden op de betrokken atleet. We raden onze leden, of hun ouders, aan om hiertoe een familiale verzekering af te sluiten bij een verzekeraar naar keuze. Atleten die in overtreding zijn met art.14§3 van dit huishoudelijk reglement en toch tuigen van AVMO of tuigen van andere clubs gebruiken, zullen de eventuele schade aan de tuigen zelf moeten betalen.
ART. 23 Selecties voor interclubs en/of bepaalde clubdeelnames en belangrijke meetings gebeuren tijdig door de trainers in samenspraak met het bestuur. De betrokken atleten worden tijdig van hun selectie ingelicht door de secretaris of de betrokken trainer. Het weigeren van een selectie kan leiden tot een sanctie bv opgelegde VAL-boete zelf betalen of niet meer in aanmerking komen voor een volgende selectie. De eindejaarsbeloning kan tevens negatief aangepast worden of helemaal ingetrokken worden.
ART. 24 Atleten die wensen deel te nemen aan Vlaamse- of Belgische kampioenschappen dienen dit tijdig, conform de VAL-reglementering, te melden aan de secretaris, zodanig dat de atleet reglementair kan ingeschreven worden voor het betrokken kampioenschap.

KLACHTEN EN SANCTIES
ART. 24 Alleen schriftelijk ingediende klachten bij de secretaris van leden die in orde zijn met hun clubbijdrage zullen door het bestuur behandeld worden. Sancties worden steeds schriftelijk meegedeeld door de secretaris. Beroep is mogelijk binnen de acht dagen.

ORGANISATIES
ART. 25 Alle organisaties, sportieve of extra sportieve, moeten de goedkeuring meekrijgen van het bestuur. Hieronder wordt onder andere verstaan, meetings,
wegwedstrijden, tombola, dansavond, enveloppeslag, truffelverkoop, en dergelijke meer. De opbrengst van dergelijke organisaties dient nauwkeurig voorgelegd en besproken op de eerstvolgende bestuursvergadering en overgedragen aan de penningmeester. Uitzonderingen hierop worden vooraf geregeld. De aanwending van de opbrengst wordt door het bestuur bepaald. Overtredingen kunnen aanleiding geven tot schorsing van alle bestuursfuncties en dit voor een bepaalde tijd.

VERZEKERING
ART. 26 Alle sportende leden van de vereniging zijn ten allen tijde verzekerd tegen plots optredende sportkwetsuren. Tevens zijn zij verzekerd voor lichamelijke letsels op de weg van en naar de trainingen en wedstrijden. De VAL-verzekeringspolis geldt hier als richtlijn.
ART. 27 Alle vrijwillige medewerkers van de vereniging zijn tijdens hun activiteiten voor de vereniging eveneens verzekerd tegen lichamelijke letsels. Voor hen werd eveneens door de VAL een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afgesloten.

COMMUNICATIE
ART. 28 De vereniging communiceert met alle mogelijke middelen met zijn leden en vrijwilligers. De leden en vrijwilligers dienen dan ook regelmatig de moderne communicatiemiddelen te raadplegen.
ART. 29 De vereniging heeft een constant aangepaste website.
ART. 30 Door lid of vrijwilliger te zijn van de vereniging, verklaren deze leden of vrijwilligers of hun ouders voor de minderjarigen zich akkoord met de publicatie van hun foto op de website of ander publicaties van de vereniging. De webmaster en het bestuur letten er voor op dat enkel relevante foto’s van onze mensen gebruikt worden.
ART 31 Onze verenigingen en zijn leden onderschrijven en passen de huidige GDPR-regelgeving toe (wet op de privacy)
ART. 32 Alle bovenvermelde regels die strijdig zouden zijn met bestaande reglementen en statuten van de VZW , van de VAL en de KBAB zijn als niet bestaande te beschouwen.

Aankoop materiaal

ART. 33 Elke trainer mag en moet melden indien er gerief ontbreekt of versleten is. Hij legt zijn vraag ter vervanging/aanvulling voor aan het bestuur, dit kan via de verantwoordelijke van de sportcommissie, de secretaris of de voorzitter zijn. De bestuursraad neemt op de eerstvolgende vergadering, telkens de 3de dinsdag van de maand, een beslissing en bestelt het nodige gerief. Om dit vlot te laten verlopen, vragen we aan de aanvrager om een offerte/internetaanbod van het gevraagde gerief bij zijn aanvraag te voegen.

 

Bijlage: de gedragscode van AVMO

Dit huishoudelijk reglement werd laatst bijgewerkt en goedgekeurd op de algemene vergadering van de vzw van 19 maart 2019. Alle vorige versies van dit reglement dienen als vervallen beschouwd te worden.
Namens het bestuur,
Karel Cannaert Voorzitter AV Molenland v.z.w.

1 juni 2020